Faça uma planilha sem “segredos” e livre-se rapidamente dela

Recentemente recebi 2 feedbacks legais sobre este blog que resolvi compartilhar um pensamento importante que tenho sobre o trabalho com planilhas eletrônicas.

Você não precisa ser um expert em planilhas eletrônicas para ter sucesso no mundo corporativo, pelo contrário, quanto mais especialista mais estagnado ficará na carreira. Use bem essa importante ferramenta que é o Excel e progrida profissionalmente.

Usar bem quer dizer tirar proveito das funções que agilizam suas tarefas mas que também possam fazer seu documento circular pela empresa sem que você tenha que acompanhá-lo. Vou dar um exemplo próprio. Certa vez eu desenvolvi um relatório que fazia a consulta em bancos de dados SQL de diversos “produtos” em diversos períodos de tempo que geravam alguns cenários de estudos distintos já com meia dúzia de gráficos para plotar no Power point. Tudo perfeito. Só que eu nunca mais consegui me livrar da tarefa, saí de férias o trabalho ficou paralisado, mudei de departamento carreguei a tarefa comigo, mudei de área de negócio e virei help desk do novo dono da planilha.

A programação VBA no Excel 2003 realiza coisas fantásticas com apenas 1 clique, mas você será o macaquinho amestrado que ficará dando esse clique até o fim dos dias. A aplicação das funções simples no Excel dá pernas para que sua planilha ande sozinha e você possa abraçar novos desafios.

Não tenha medo de compartilhar seu conhecimento, pelo contrário, tente nivelar a performance de todo mundo – nivelar por cima, lógico! Ao entregar uma solução simples e eficiente você ganha moral tanto com seus pares quanto com seu chefe e garante o leitinho das crianças.

Uma boa prática para se livrar (no bom sentido) facilmente da sua planilha:

Use e abuse das informações de propriedades do arquivo (menu Arquivo/Propriedades). Dê um título esclarecedor para o seu arquivo (obs.: título é diferente de nome, o nome do arquivo é aquele .xls que você deu quando criou o arquivo, aqui você pode ser mais abrangente); descreva objetivamente o assunto de que trata o documento; além do nome do autor você pode por o ramal se for documento interno ou e-mail se for documento externo - caso a Política da empresa permita, claro; quem é bem organizado pode catalogar categoria e palavras-chave; os comentários é que são o mais importante! Aqui você pode (e deve!) colocar o “how to” da tarefa, se tem consulta em qual banco de dados, como é a query, porque compara laranja com banana, qual periodicidade, para quem é enviado, o histórico das atualizações e tudo mais que for importante para a execução do trabalho nessa planilha. Além de ajudar na documentação da empresa você está se dando a oportunidade de passar a tarefa adiante sem traumas e não virar escravo da rotina.