Mais produtivo do que importar corretamente uma base de dados para o Excel é fazer a importação diretamente do banco de dados. Em vez de ficar esperando o pessoal de TI te enviar o arquivo TXT da base de dados você pode tomar a iniciativa e pedir um login de consulta ao DBA desse banco de dados.
O Excel tem capacidade nativa de fazer a comunicação com vários tipos de banco de dados, vou dar exemplo do mais comum, o SQL. Clique no menú Dados/Importar dados externos/Nova consulta a banco de dados:
Na janela Banco de Dados vão aparecer os bancos já configurados, caso o que você precise ainda não esteja aí selecione a opção "Nova fonte de dados" e clique OK:
Dê um nome (que ficará posteriormente pré disponibilizado na janela Banco de Dados anterior), escolha o driver do tipo de banco de dados e conecte-se ao servidor - obs: se a sua autorização de acesso ao servidor for a mesma da rede da empresa deixe selecionada a opção "usar conexão confiável", caso seja um login e senha específico para esse servidor então a opção deverá ser desmarcada e os campos de identificação preenchidos.
A etapa seguinte é escolher a tabela desejada, os campos necessários e os devidos critérios para a sua consulta.
Essa consulta pode ser salva e ficará na guia "Consultas" da 1ª janela do assistente de importação de banco de dados e você poderá atualizar os critérios toda vez que for usá-la.
A vantagem dessa consulta é você não ficar mais tão dependente do pessoal de TI, só tenha juízo na elaboração dos seus critérios pois essa consulta onera diretamente o processamento do servidor de banco de dados e em vez de achar uma solução você estará criando mais problema.
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