Leia antes:
Esta é a aparência do meu cronograma.xls após a formatação, com a personalização dos cabeçalhos, colunas, células e calendários usando as minhas cores pré-selecionadas no Excel.
Vamos rever a produção do cronograma tipo Project no Excel passo a passo e fazer um teste de uso.
1º Crie uma tabela com a decomposição das tarefas a serem realizadas para atingir o objetivo do projeto/atividade, em cada linha um item que pode ser mensurado/acompanhado independente dos demais, e tudo na ordem de execução - mesmo que não sejam interdependentes.
2º Estime a duração de cada tarefa e calcule os prazos. Esta é a parte do planejamento, com a data inicial estabelecida o Excel calculará os prazos previstos com base nas informações que foram inseridas das tarefas.
3º Formatar os campos de datas reais para sinalizar na tabela os desvios de prazos no cronograma planejado. Esta etapa é simples, é apenas uma formatação condicional de "farol", indicando a situação do prazo previsto x realizado. É também um aquecimento para a principal parte do cronograma, a seguir.
4º Formatar a parte gráfica do cronograma. Ao lado tabela de tarefas e suas datas previstas e realizadas a gente cria um calendário manual e formata as suas células para serem coloridas automaticamente conforme o andamento ou conclusão das tarefas, criando assim um painel gráfico elegante para rápido acompanhamento do projeto/atividade. Aqui a formatação condicional é usada ao extremo e requer um pouquinho de compreensão nível avançado de Excel, mas espero ter detalhado o sintaxe das fórmulas do exemplo.
5º "Pintar o pavão". É dar o acabamento na planilha com seus padrões de cores, título, bordas etc. Não se esqueça de adicionar legendas para outros usuários da planilha entenderem os status apresentados.
Para ilustrar este exemplo eu simulei o planejamento da produção de um relatório trimestral de vendas a ser realizado a partir de 1º de dezembro, mas para demonstrar a cronograma em funcionamento vou mudar para Novembro para aproveitar a data corrente.
Como eu disse antes, o maior uso de fórmulas facilita usar essa planilha como template para outras atividades/projetos. Para mudar para Novembro só preciso atualizar 3 campos: a data inicial prevista (as demais datas previstas se atualizam automaticamente a partir desta), a data inicial do calendário (as demais se atualizam automaticamente a partir desta) e o título do mês (deixei manual mesmo).
Inseri algumas datas aleatórias para demonstrar as formatações nas datas realizadas e na parte gráfica do cronograma:
Bem, esta é uma forma de cronograma de acompanhamento que você pode usar em projetos e/ou atividades simples e cotidianas que ajuda a "botar ordem na casa" para pessoas um pouco atrapalhadas como eu. Nada impede, porém, que você adicione mais complexidade nesse cronograma, o esqueleto é esse. Eu já vi um cronograma.xls de uma obra que tinha mais de 100 tarefas e quatro meses de acompanhamento, um trabalho lazarento que, nesse caso, seria muito mais simples no Project.
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